Квартал: Диспетчер Онлайн

Краткое описание

Система «Диспетчер Онлайн» позволяет организовать работу диспетчеров вашей управляющей организации для концентрации поступающих заявок в единой базе данных и контроля их выполнения.

Ключевые особенности системы

1) Система полностью распределенная. Доступ осуществляется через интернет через любой интернет-браузер. Таким образом, система изначально настроена на работу любого числа диспетчеров на любом числе объектов, расположенных в любом месте. Для организации рабочего места требуется только компьютер, подключенный к сети интернет. Главный диспетчер или руководитель организации может подключиться в любой момент (с любого компьютера или мобильного устройства) для оценки текущих дел или получения статистической информации.

2) Система полностью интегрирована с Личным кабинетом и бухгалтерским бэкофисом (система Квартал: Квартплата). Абонент (собственник) может создавать заявки непосредственно в Личном кабинете. Также в Личном кабинете доступны заявки, поданные ранее, в том числе и другими способами (не через Личный кабинет, а, например, по телефону). С другой стороны, при создании заявки диспетчер видит не только общую информацию по абоненту, но и его текущую задолженность по квартплате.

3) Исчерпывающая информация для руководителя. Система статистики и отчетов дает информацию об эффективности работы в целом, по отдельным объектам и по персональному составу работников (диспетчеры, исполнители).

Описание основных функций

Система "Диспетчер Онлайн" предназначена для контроля исполнения заявок жителей (абонентов) на выполнение различных видов работ.

Одновременно в системе могут отслеживаться заявки по нескольким объектам (домам) несколькими диспетчерами, при этом диспетчеры могут физически находиться в разных местах (на объектах, в центральном офисе, в call-центре и т.п.).

Работа с заявкой начинается со ввода ее в систему. Заявка может появиться двумя путями:

заявка заведена диспетчером. Это может произойти при поступлении заявки при личном обращении абонента, при обращении по телефону или по другим каналам связи.

заявка заведена абонентом самостоятельно в своем Личном кабинете. В этом случае заявка немедленно поступает на пульт диспетчера, причем пока заявка не открыта и не прочитана диспетчером, будет звучать соответствующий сигнал.. Такие заявки помечаются особым образом для лучшего контроля их обработки.

В заявке указываются необходимые данные, необходимые для исполнения заявки и для возможности связаться с абонентом. В частности, в заявку попадают телефон и e-mail абонента, суть обращения, удобное время для возможного звонка абоненту. Телефон и e-mail используются в автоматическом режиме для оповещения абонента обо всех операциях с заявкой (оповещение производится посредством электронной почты и СМС).

В заявке диспетчер имеет возможность оставлять комментарии, необходимые для выполнения работы. При этом часть разделены комментарии, видимые абоненту, и комментарии, являющиеся служебной информацией.

После получения заявки диспетчер должен назначить ответственного исполнителя и срок исполнения заявки. Исполнители могут быть двух видов - собственные работники текущего объекта (например, сантехник или дворник) и работники, общие для всей управляющей организации (например, бригада, обслуживающая домофоны). Абонент получает уведомление о назначении исполнителей и планируемого срока выполнения заявки.

После завершения работ диспетчер отмечает заявку как выполненную, с соответствующим автоматическим уведомлением абонента. Также есть возможность отменить заявку, если проблема потеряла актуальность. В этом случае диспетчер обязан оставить подходящий к случаю комментарий. Отменить заявку может и сам абонент, руководствуясь своими причинами, при этом диспетчер получает соответствующее уведомление.

В системе реализованы развитые средства контроля и поиска заявок. В частности, на главной панели размещается табло заявок, в котором отмечено число открытых заявок, новых заявок, просроченных заявок и заявок со сроком выполнения сегодня. Также имеется возможность искать ранее закрытые заявки по тексту, по фамилии абонента, по датам подачи или закрытия заявок и т.п.

При подаче заявки диспетчер может контролировать ранее поданные заявки по этому адресу, а также текущую задолженность по квартплате.

Реализовано несколько дополнительных функций для главного диспетчера (диспетчера центрального офиса и т.п.). Он может контролировать состояние дел по организации в целом и по отдельным объектам. Главный диспетчер также может создавать и менять заявки на конкретных объектах. Также функциями главного диспетчера являются ведение списка диспетчеров объектов, номенклатуры работ и типов заявок.

В системе реализовано множество статистических отчетов, позволяющих руководителю контролировать работу диспетчерской службы в целом для повышения общей эффективности. Можно контролировать время реакции на поступающие заявки, средние сроки исполнения, частоту переносов даты и т.п. Список отчетов может пополняться по потребности наших клиентов.

Стоимость приобретения

В указанную стоимость включено:

установка системы на сайт организации

обучение до трех сотрудников организации (диспетчеров, управляющих)

абонентское обслуживание в течение 3-х месяцев

Дополнительные услуги

Оказываем услуги по созданию, размещению сайта вашей организации (стоимость по согласованию).